KI-System abschalten: Weiterlaufen ist eine Entscheidung
Ein KI-System gehört abgeschaltet, wenn Nutzung, Qualität, Aufwand oder eine Alternative dagegen sprechen. Vier Prüfpunkte und die Reihenfolge ohne Stillstand.
Ein KI-System, das niemand auf seine Abschaltung prüft, läuft aus Gewohnheit weiter. In den meisten Unternehmen endet ein Werkzeug erst, wenn es kaputtgeht oder die Lizenz ausläuft, und bis dahin gilt Weiterlaufen als Normalzustand ohne Begründung. Ich sehe das umgekehrt: Weiterlaufen lassen ist auch eine Entscheidung und braucht dieselbe Prüfung wie die Einführung. Abgeschaltet wird, wenn Nutzung, Ergebnisqualität oder Betreuungsaufwand den Betrieb nicht mehr rechtfertigen oder eine Alternative die Aufgabe besser erledigt. Bei SUMAX läuft jeder KI-Aufruf durch eine eigene Schicht zwischen unseren Anwendungen und den Modellen und wird dort mit seinen Kosten gebucht. Deshalb sehen wir je Werkzeug, ob es genutzt wird.
Sinkende Nutzung ist ein Anlass, kein Urteil.
Sinkende Nutzung ist meist das erste Anzeichen. Erklären kann sie allein nichts. Die Aufgabe fällt vielleicht selten an, oder der Zugang ist umständlich. Es kann auch sein, dass das Ergebnis so oft nachgearbeitet werden muss, dass es niemand mehr verwendet.
Durch unsere Schicht läuft zum Stand der Überarbeitung (Oktober 2026) jeden Monat mehrere Zehntausend KI-Aufrufe, und der Großteil der Mitarbeitenden nutzt die eigenen Werkzeuge. Eine Gesamtzahl sagt trotzdem wenig über ein einzelnes Werkzeug. Fällt eines ab, ist das ein Grund für ein Gespräch mit den Menschen, die damit arbeiten sollen. Lesen Sie die Nutzung je Werkzeug ab und reden Sie mit den Leuten, bevor Sie urteilen.
Frisst die Prüfung die Ersparnis, ist das System fertig.
Der Aufwand eines KI-Systems steckt vor allem in Prüfung, Korrektur und Wartung. Kostet die Prüfung der Ergebnisse mehr Zeit, als das System einspart, rechtfertigt der Nutzen den Betrieb nicht mehr. Weitergegeben wird nur, was jemand geprüft hat, also lässt sich die Prüfung nicht einfach weglassen, um die Rechnung zu retten.
Dann liegen die Möglichkeiten nebeneinander: den Ablauf verbessern, eine Standardlösung nehmen, selbst bauen oder die Aufgabe wieder von Hand erledigen. Build vs. Buy entscheidet sich dabei in beide Richtungen. Bei SUMAX haben wir mehrere zugekaufte Werkzeuge durch Eigenentwicklungen ersetzt, und genauso kann ein selbst gebautes Werkzeug einer Standardlösung weichen, wenn die besser passt. Der bereits investierte Aufwand gehört in die Abwägung, entscheiden darf er sie nicht. Vergleichen Sie Prüfaufwand und Ersparnis, und behandeln Sie ein eigenes Werkzeug dabei wie ein gekauftes.
Das Werkzeug geht, die Aufgabe bleibt.
Eine Alternative zu klären heißt: Die Aufgabe bleibt, nur das Werkzeug geht. Festgehalten wird, welche Aufgabe das System erledigt hat, warum es endet und was an seine Stelle tritt. Prozesswissen gehört an einen Ort statt in einzelne Köpfe. Liegt es verstreut, verschwindet mit dem Werkzeug leicht auch das Wissen um seine Aufgabe, und wenn der Bedarf zurückkommt, fängt jemand bei null an.
Technisch ist das Abschalten selten schwierig, wenn Zugänge und die Verbindung zu den Modellen an einer Stelle liegen. Schwierig wird es bei dem, was am System hängt. Schreiben Sie die Aufgabe auf, bevor Sie das Werkzeug abschalten.
Abschalten hat eine Reihenfolge.
Wird ein KI-System abgeschaltet, verlieren abhängige Abläufe und Schnittstellen ihre Quelle, sofern sie vorher nicht umgestellt wurden. Deshalb ist die Reihenfolge nicht beliebig:
- Abhängigkeiten erfassen: Welche Abläufe, Schnittstellen und Auswertungen hängen am System?
- Ersatzweg bereitstellen, damit die Aufgabe am nächsten Tag weiterläuft.
- Daten sichern. Für personenbezogene Daten gelten Lösch- und Aufbewahrungspflichten auch nach dem Ende weiter, das wird vorher geklärt.
- Nutzer informieren: wann das System geht und was an seine Stelle tritt.
- Zugänge und Schnittstellen entziehen.
- Die Entscheidung mit ihren Gründen dokumentieren.
Wer diese Reihenfolge einhält, schaltet ab, ohne dass am nächsten Morgen ein Ablauf stillsteht.
Weiterlaufen lassen ist auch eine Entscheidung und braucht dieselbe Prüfung.
Vier Prüfpunkte für jedes laufende System.
Diese Tabelle gilt auch für Systeme, die gut laufen. Gerade die prüft sonst niemand.
| Prüfpunkt | Frage | Spricht für das Abschalten |
|---|---|---|
| Nutzung | Nutzen die Leute das Werkzeug, für die es gebaut wurde? | Die Nutzung fällt, und das Gespräch zeigt keinen behebbaren Grund. |
| Ergebnisqualität | Wird das Ergebnis ohne große Nacharbeit weiterverwendet? | Ergebnisse werden so oft nachgearbeitet, dass sie niemand mehr verwendet. |
| Betreuungsaufwand | Kosten Prüfung, Korrektur und Wartung weniger Zeit, als das System spart? | Die Prüfung frisst die Ersparnis. |
| Alternative | Erledigt ein verbesserter Ablauf, eine Standardlösung, ein Eigenbau oder die Handarbeit die Aufgabe besser? | Eine Alternative ist besser, und der Ersatzweg steht. |
Spricht kein Punkt für das Abschalten, läuft das System weiter, und das ist dann eine begründete Entscheidung. Legen Sie für jedes System einen Termin fest, an dem diese vier Fragen gestellt werden.
Ein gutes System verträgt die Frage.
Abschalten ist kein Eingeständnis, dass die Einführung falsch war. Aufgaben ändern sich, und es kommen bessere Modelle und Werkzeuge. Ablösen gehört deshalb zum normalen Betrieb. Wer die Frage nach dem Abschalten nie stellt, zahlt für Werkzeuge, die niemand mehr braucht, und verliert den Überblick, welches System welche Aufgabe trägt.
Meine Position: Jedes KI-System muss die Frage nach dem Abschalten aushalten, auch das beliebteste. Nehmen Sie das KI-Werkzeug, das Sie am längsten nicht mehr angesehen haben, und beantworten Sie die vier Prüffragen dafür. Wie Kosten je Werkzeug sichtbar werden, steht im Beitrag KI-Kosten je Aufruf.