Schatten-KI

Typische Formen sind ein privates Konto bei einem Chat-Assistenten, eine Browser-Erweiterung, die Texte umschreibt, ein Programm, das Videokonferenzen mitschreibt, oder eine KI-Funktion, die per Update in eine längst eingeführte Software kam. Gemeinsam ist allen Formen, dass Firmendaten das Unternehmen verlassen, ohne dass jemand weiß, wohin, unter welchen Bedingungen und ob der Anbieter sie speichert oder zum Training seiner Modelle verwendet.

Der Begriff ist von Schatten-IT abgeleitet, also Software und Cloud-Diensten, die Abteilungen an der IT vorbei einsetzen. Bei Schatten-KI kommt etwas hinzu: Inhalte werden als Eingabe an ein Modell geschickt und verarbeitet, und das Ergebnis fließt oft ungeprüft in die Arbeit zurück. Die Datenschutzkonferenz (DSK), das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, schreibt in ihrer Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom 6. Mai 2024, dass die eigenmächtige und unkontrollierte Nutzung von KI-Anwendungen durch Beschäftigte derzeit in vielen Unternehmen und Behörden Realität sei.

Für Führungskräfte ist Schatten-KI mehr als ein IT-Thema. Die Geschäftsleitung verantwortet den Umgang mit personenbezogenen Daten und Geschäftsgeheimnissen und steht für Ergebnisse ein, die das Haus verlassen. Zugleich zeigt Schatten-KI, wofür Beschäftigte KI brauchen. Ob ein Unternehmen verbietet, duldet oder ein Werkzeug bereitstellt, ist deshalb eine Entscheidung über Budget und Arbeitsweise.

Woher Schatten-KI kommt.

Schatten-KI entsteht selten aus Leichtsinn. Die meisten Werkzeuge sind in Minuten eingerichtet, kosten im Einstieg wenig oder nichts und brauchen keinen Einkauf. Sie nehmen genau die Arbeit ab, die viele als lästig empfinden: Texte kürzen, Mails formulieren, Tabellen auswerten, Protokolle zusammenfassen.

Auf der anderen Seite fehlt oft ein freigegebener Weg. Entweder stellt das Unternehmen gar kein KI-Werkzeug bereit, oder das bereitgestellte ist umständlicher als das private Konto. Oft fehlen auch klare Regeln, sodass niemand weiß, was erlaubt ist.

Eine dritte Quelle ist weniger sichtbar: KI-Funktionen, die Hersteller per Update in Software einbauen, die das Unternehmen längst nutzt. Das Programm ist freigegeben, die neue Funktion aber nie gesondert geprüft. Hinweise darauf stehen in Versionshinweisen und geänderten Nutzungs- oder Datenschutzbedingungen der Anbieter.

Schatten-KI ist vor allem ein Nachfragesignal. Wer sie nur als Regelverstoß behandelt, übersieht, welche Aufgaben die Beschäftigten offenbar mit KI erledigen wollen. Genau diese Aufgaben sind die naheliegenden Kandidaten für ein freigegebenes Werkzeug.

Wie verbreitet Schatten-KI ist.

Zwei Erhebungen aus Deutschland beleuchten das Thema von zwei Seiten. Der Digitalverband Bitkom hat im Juli und August 2025 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt. In 8 Prozent der Unternehmen ist die Nutzung privater KI-Zugänge nach eigener Einschätzung weit verbreitet, in 17 Prozent gibt es Einzelfälle, weitere 17 Prozent vermuten sie, ohne es sicher zu wissen. Ein eigenes KI-Angebot für die Beschäftigten stellten zu diesem Zeitpunkt 26 Prozent bereit, Regeln für den KI-Einsatz hatten 23 Prozent.

Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) hat im März und April 2026 knapp 5.000 Beschäftigte befragt. Von den Befragten, die KI beruflich nutzen, gaben 29,1 Prozent an, dafür Werkzeuge zu verwenden, die ihr Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. Auffällig: Wo Beschäftigte ihrem Arbeitgeber starke Förderung von KI-Kompetenzen bescheinigen, lag der Anteil mit 44,5 Prozent mehr als doppelt so hoch wie dort, wo sie keine Förderung wahrnehmen (21,3 Prozent).

Die Autorinnen lesen das als Bereitstellungslücke: Schulung weckt Bedarf, und fehlt das passende Werkzeug, weicht die Nutzung nach außen aus. Sie weisen selbst darauf hin, dass die Daten einen Zusammenhang zeigen, aber keine Wirkrichtung belegen. Beide Studien messen außerdem Verschiedenes: Bitkom fragt Unternehmen nach ihrem Eindruck, das IW Beschäftigte nach ihrem Verhalten.

Welche Risiken entstehen.

Das erste Risiko betrifft den Datenschutz. Enthält eine Eingabe personenbezogene Daten, etwa Kundennamen, Bewerbungsunterlagen oder Gesprächsnotizen, braucht die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage, und mit dem Anbieter ist in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig (Art. 28 DSGVO). Ein privates Konto hat keinen. Bei Verbrauchertarifen können Anbieter Eingaben außerdem zum Training nutzen, sofern die Nutzer das nicht abschalten; OpenAI und Anthropic schließen das für ihre Geschäftstarife und die Programmierschnittstelle nach eigenen Angaben standardmäßig aus. Die DSK empfiehlt, solche Trainingsfunktionen bei betrieblichen Konten von Anfang an abzuschalten.

Das zweite Risiko betrifft Geschäftsgeheimnisse. Nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz ist eine Information nur geschützt, wenn ihr Inhaber angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen getroffen hat. Wer Kalkulationen oder Vertragsentwürfe ungeregelt in externe Werkzeuge fließen lässt, schwächt diesen Schutz.

Das dritte Risiko liegt im Ergebnis. Was ein Modell erzeugt, kann falsch oder erfunden sein. Ungeprüft gelangen solche Ergebnisse in Angebote und Berichte.

Hinzu kommen Pflichten aus dem AI Act. Artikel 4 verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen für die KI-Kompetenz ihres Personals. Setzt jemand ein Werkzeug etwa zur Vorauswahl von Bewerbungen ein, kann das in einen Bereich fallen, den der AI Act als hochriskant einstuft. Die Pflichten dafür gelten nach der Änderung vom Juli 2026 ab dem 2. Dezember 2027.

Warum ein Verbot allein wenig ändert.

Ein Verbot wirkt wie die sichere Lösung. Doch der Bedarf bleibt, und die Nutzung wandert auf private Geräte und Netze, die das Unternehmen nicht sieht. Damit verschwindet das Risiko nicht, nur die Möglichkeit, es zu erkennen. Das IW kommt zu einem ähnlichen Schluss: Reine Verbote träfen vor allem engagierte Beschäftigte.

Die DSK setzt auf drei Bausteine. Erstens klare, dokumentierte Weisungen, ob, unter welchen Voraussetzungen und zu welchen Zwecken welche KI-Anwendungen genutzt werden dürfen, möglichst mit Beispielen für erlaubte und untersagte Einsätze. Zweitens Geräte und Konten, die der Arbeitgeber stellt, damit Beschäftigte nicht mit privaten Zugängen arbeiten müssen. Drittens Schulungen, Leitfäden und Gespräche.

Die DSK weist außerdem darauf hin, dass sich für den Rahmen eine Dienstanweisung oder eine Betriebsvereinbarung anbietet und die Einführung einer KI-Anwendung im Einzelfall die Mitbestimmung des Betriebsrats berührt.

Ein Verbot kann für einzelne Werkzeuge oder Datenarten trotzdem richtig sein, etwa für Anbieter ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder für besonders schutzwürdige Daten. Es wirkt dann, wenn es mit einem freigegebenen Weg für denselben Zweck verbunden ist.

Wie Unternehmen Schatten-KI sichtbar machen.

Der einfachste Einstieg ist eine Abfrage in den Abteilungen, die ausdrücklich ohne Sanktion auskommt: Welche Werkzeuge werden genutzt, wofür und mit welchen Daten? Ehrliche Antworten gibt es nur, wenn niemand Nachteile befürchten muss.

Ergänzend helfen vorhandene Spuren. Spesenabrechnungen und Kreditkartenbelege zeigen KI-Abonnements. Die Verwaltung von Bürosoftware zeigt, welchen Drittanwendungen Beschäftigte Zugriff auf Postfach, Kalender oder Dateien erlaubt haben. Browser-Erweiterungen lassen sich zentral auflisten. Netzwerk- und Sicherheitswerkzeuge, etwa ein Cloud Access Security Broker (CASB) oder Data Loss Prevention (DLP), erkennen Verbindungen zu bekannten KI-Diensten.

Technische Überwachung hat Grenzen. Werkzeuge, die das Verhalten von Beschäftigten erfassen können, berühren deren Datenschutz und unterliegen, wo es einen Betriebsrat gibt, dessen Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Eine Auswertung auf Ebene von Diensten statt von Personen reicht für den Überblick meist aus.

Aus den Ergebnissen entsteht ein Verzeichnis: Werkzeug, Zweck, Datenarten, Konto, Vertrag, Entscheidung. Für jeden Eintrag gibt es drei Möglichkeiten. Das Werkzeug wird freigegeben und mit betrieblichen Konten ausgestattet, durch ein freigegebenes ersetzt oder untersagt. Das Verzeichnis braucht Pflege, weil laufend neue Werkzeuge hinzukommen.

Woran man einen guten Umgang erkennt.

Ein guter Umgang mit Schatten-KI macht den freigegebenen Weg mindestens so bequem wie den privaten. Es gibt für die häufigsten Zwecke ein Werkzeug mit betrieblichem Konto, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und abgeschalteter Trainingsnutzung.

Die Regeln passen auf eine Seite und nennen Beispiele: welche Daten in welches Werkzeug dürfen, wer Ergebnisse prüft, bevor sie das Haus verlassen, und wo man einen Fehler meldet. Für neue Werkzeuge gibt es einen Aufnahmeweg mit kurzer Bearbeitungszeit. Dauert die Prüfung Monate, kehrt die Schattennutzung zurück.

Schulungen arbeiten mit echten Aufgaben aus dem jeweiligen Bereich und erklären auch, warum eine Regel gilt. Als Maßstab dient der Anteil der KI-Nutzung, der über freigegebene Werkzeuge läuft, nicht die Zahl der ausgesprochenen Verbote.

Wer einen Anbieter für ein freigegebenes Werkzeug auswählt, sollte nach diesen Punkten fragen: Werden Eingaben zum Training genutzt, und lässt sich das vertraglich ausschließen? Wo werden die Daten verarbeitet und wie lange gespeichert? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Sieht die Verwaltung, wer das Werkzeug nutzt, und lassen sich Konten zentral sperren?

Die Grenze des Begriffs

Schatten-KI endet dort, wo ein Werkzeug bereitgestellt oder freigegeben ist: Wer im freigegebenen Werkzeug Daten verarbeitet, die dort nicht hinein dürfen, verstößt gegen eine Regel, nutzt aber keine Schatten-KI. Nicht bereitgestellt heißt auch nicht zwingend heimlich, denn manche Unternehmen dulden die Nutzung bewusst als Testphase. Abzugrenzen ist der Begriff von KI-Governance, die Regeln für den KI-Einsatz festlegt, und vom AI Act, der gesetzliche Pflichten bestimmt.