KI-Assistent

Ein KI-Assistent nimmt einen Auftrag in natürlicher Sprache entgegen und liefert ein Ergebnis: einen Entwurf, eine Zusammenfassung, eine Übersetzung, eine Tabellenformel oder eine Auswertung. Er arbeitet im Takt des Menschen. Jede Aufgabe beginnt mit einer Anfrage, und das Ergebnis geht an den Menschen zurück, der entscheidet, was damit geschieht. Der technische Kern ist ein großes Sprachmodell. Der Assistent ist die Anwendung darum herum, mit Oberfläche, Anweisungen des Betreibers, Zugriff auf Dokumente und Rechten.

Assistenten begegnen Mitarbeitenden auf zwei Wegen: als eigene Chat-Anwendung wie ChatGPT, Claude oder Gemini oder eingebettet in Programme, die ohnehin im Einsatz sind. Microsoft nennt seine Assistenten Copilot und bietet sie unter anderem in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams an, etwa um Dokumente zu entwerfen, E-Mail-Verläufe zusammenzufassen oder Besprechungen mitzuschreiben (Stand November 2026). Copilot wird umgangssprachlich oft für jeden eingebetteten Assistenten verwendet, ist aber ein Produktname von Microsoft und GitHub.

Für Führungskräfte ist der KI-Assistent meist der erste Berührungspunkt der Belegschaft mit KI. Ob er Nutzen bringt, hängt weniger am Modell als an drei Fragen: Welches Wissen darf er sehen, welche Daten dürfen hinein, und wer prüft die Ergebnisse? Fehlt ein freigegebener Assistent, weichen Mitarbeitende leicht auf private Konten aus, und das Unternehmen hat Schatten-KI.

So arbeitet ein KI-Assistent.

Ein Assistent erzeugt seine Antwort aus dem Auftrag und dem Kontext, den die Anwendung mitgibt. Dazu gehören die Anweisungen des Betreibers im System Prompt, der bisherige Gesprächsverlauf und Dokumente, die der Nutzer hochlädt oder die das System passend zur Frage abruft. Dieses Abrufen nennt man Retrieval-Augmented Generation (RAG).

Eingebettete Assistenten holen sich den Kontext oft selbst. Microsoft beschreibt für Microsoft 365 Copilot, dass es über Microsoft Graph auf E-Mails, Dateien, Termine und Chats zugreift und Antworten darauf stützt. Dabei zeige es nur Daten an, für die der jeweilige Nutzer mindestens Leserechte hat.

Das Ergebnis ist ein Vorschlag. Sprachmodelle können plausibel klingende, aber falsche Aussagen erzeugen. Microsoft schreibt selbst, die Antworten generativer KI seien nicht garantiert zu 100 Prozent sachlich richtig, und Nutzer sollten sie prüfen, bevor sie sie weitergeben. Gute Assistenten zeigen deshalb ihre Quellen an, damit sich eine Aussage schnell nachprüfen lässt. Daraus folgt die wichtigste Regel im Umgang: Ein Ergebnis wird erst nach eigener Prüfung weitergegeben.

Assistent, Chatbot und KI-Agent unterscheiden sich darin, wer handelt.

Chatbot beschreibt eine Form: ein System, mit dem man im Dialog schreibt. Frühere Chatbots folgten festen Regeln und Entscheidungsbäumen und erkannten nur vorgesehene Formulierungen. Heute arbeiten viele Chatbots mit Sprachmodellen. Assistent beschreibt dagegen eine Funktion: Er erledigt Aufgaben für einen Menschen. Das kann im Chat geschehen oder über einen Knopf wie „Zusammenfassen“ direkt in einer E-Mail.

Ein KI-Agent verfolgt ein Ziel über mehrere Schritte und entscheidet selbst, welches Werkzeug er als Nächstes nutzt. Anthropic unterscheidet in einem Leitfaden von 2024 Workflows, in denen Sprachmodelle und Werkzeuge über vorab festgelegte Pfade verbunden sind, von Agenten, in denen das Modell seinen Ablauf und seine Werkzeugnutzung selbst steuert. OpenAI definiert Agenten in einem Leitfaden von 2025 als Systeme, die Aufgaben selbstständig im Auftrag des Nutzers erledigen. Anwendungen, die Sprachmodelle einbinden, ohne mit ihnen den Ablauf zu steuern, etwa einfache Chatbots, seien keine Agenten.

Als Merkregel taugt: Beim Assistenten löst der Mensch jede folgenreiche Aktion aus. Beim Agenten tut es das System, bis das Ziel erreicht ist oder es an eine Grenze stößt.

Produktnamen verwischen die Grenze zum Agenten.

Assistenten bekommen laufend neue Werkzeuge: Websuche, Dateien anlegen, Termine vorschlagen, Formulare ausfüllen. Damit rücken sie an Agenten heran. Microsoft beschreibt Agenten in seiner Dokumentation als spezialisierte Versionen von Copilot, die als KI-Assistenten auftreten und Geschäftsprozesse automatisieren können. Copilot entscheidet selbst, ob ein Agent für eine Antwort nötig ist, und schickt ihm dann im Namen des Nutzers eine Anfrage. Mit Copilot Cowork bietet Microsoft außerdem eine Funktion an, die Aufgaben in der Microsoft-365-Umgebung im Auftrag des Nutzers ausführt (Stand November 2026).

Der Name eines Produkts sagt deshalb wenig darüber, wie viel Spielraum es hat. Entscheidend ist, was das System ohne neue Bestätigung tun kann: nur lesen, Entwürfe anlegen, Nachrichten versenden, Daten ändern oder Zahlungen auslösen.

Das OWASP-Projekt nennt das Risiko in seinen Top 10 für Anwendungen mit Sprachmodellen (Ausgabe 2025) Excessive Agency, übermäßige Handlungsfreiheit. Ursachen sind zu viele Funktionen, zu weite Berechtigungen und zu viel Eigenständigkeit. Als Gegenmittel empfiehlt OWASP minimale Rechte und eine Freigabe durch Menschen vor folgenreichen Aktionen. Rechte richten sich also danach, was ein System tun kann, nicht danach, wie es heißt.

Worauf es im Unternehmen ankommt.

Ein Assistent mit Zugriff auf Unternehmensdaten findet alles, was der Nutzer lesen darf. Damit werden zu weit gefasste Freigaben sichtbar, die vorher niemandem auffielen: der Ordner mit Gehaltsdaten, der versehentlich für alle offen ist, oder alte Projektablagen. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, die Berechtigungsmodelle etwa in SharePoint zu prüfen, damit die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Inhalte haben. Rechte aufzuräumen ist deshalb oft der erste Schritt vor der Einführung.

Der zweite ist das Wissen selbst. Ein Assistent formuliert auch auf Grundlage veralteter oder widersprüchlicher Dokumente flüssige Antworten. Prozesswissen, das an einem Ort gepflegt wird, bringt mehr als ein größeres Modell.

Der dritte ist die Befähigung der Mitarbeitenden. Die KI-Verordnung verlangt in Art. 4, in der Fassung der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744, von Anbietern und Betreibern Maßnahmen, die die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Bewährt haben sich Schulungen mit echten Aufgaben aus dem jeweiligen Bereich statt allgemeiner Vorführungen. Erst dann zeigt sich, für welche Aufgaben der Assistent wirklich Zeit spart.

Datenschutz und Recht beim KI-Assistenten.

Verbraucher- und Geschäftsversionen unterscheiden sich vor allem in Vertrag und Datennutzung. Für Microsoft 365 Copilot sagt Microsoft zu, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der Basismodelle verwendet werden. Bei Verbraucherversionen regeln Nutzungsbedingungen und Einstellungen, ob Eingaben zur Verbesserung der Modelle dienen. Das gehört vor jedem Einsatz geprüft.

Sobald personenbezogene Daten in den Assistenten gelangen, verarbeitet der Anbieter sie im Auftrag des Unternehmens. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ohne ihn gehören Kunden- und Mitarbeiterdaten nicht in das Werkzeug.

Für Assistenten im Kundenkontakt, etwa auf der eigenen Website, gilt seit dem 2. August 2026 Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung. Anbieter von KI-Systemen, die direkt mit Menschen interagieren, müssen sicherstellen, dass die Menschen erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Wer einen solchen Assistenten unter eigenem Namen anbietet, sollte prüfen, ob er dabei selbst als Anbieter gilt.

Was ein KI-Assistent kostet und wie eine gute Einführung aussieht.

Assistenten werden auf drei Arten abgerechnet: als Lizenz je Nutzer und Monat, nach Verbrauch für bestimmte Funktionen oder, bei eigenen Lösungen, nach Token über die Schnittstelle des Modellanbieters. Konkrete Preise ändern die Anbieter laufend. Der größere Posten liegt oft außerhalb der Lizenz: Rechte aufräumen, Wissen anbinden, Mitarbeitende schulen und Ergebnisse prüfen.

Für die Wahl gibt es drei Wege. Ein in die Bürosoftware eingebetteter Assistent nutzt die vorhandenen Daten und Rechte. Eine eigenständige Chat-Anwendung ist schnell eingeführt, kennt aber nur, was Nutzer ihr geben. Eine eigene Lösung bindet Modelle über eine Zwischenschicht an interne Abläufe an und lässt das Modell austauschbar. Welcher Weg passt, entscheidet vor allem, wo das Wissen liegt und wer darauf zugreifen darf.

Eine gute Einführung beginnt mit konkreten Aufgaben je Bereich statt mit Lizenzen für alle ohne Plan. Sie legt fest, welche Daten hinein dürfen, misst, welche Aufgaben tatsächlich schneller werden, und wertet regelmäßig aus, wer den Assistenten wofür nutzt.

Die Grenze des Begriffs

Ein KI-Assistent entscheidet nicht und haftet nicht: Er liefert Vorschläge, deren Richtigkeit ein Mensch prüft, und kennt nur das Wissen, auf das er zugreifen darf. Abzugrenzen ist er vom Chatbot, der eine Gesprächsform beschreibt, vom KI-Agenten, der über mehrere Schritte selbst handelt, und vom Sprachmodell, das in jedem Assistenten arbeitet. Copilot ist ein Produktname, kein Fachbegriff.